V »normalnih okoliščinah« kandidate ob prihodu na Livarsko 12 sprejemam s širokim nasmehom in močnim stiskom roke, med pogovorom se trudim ustvarjati sproščeno vzdušje, občutek sejne sobe skušam zamenjati z občutkom dnevne sobe, stremim k ustvarjanju priložnosti za pogovor, očesni stik, nasmeh in smeh. Zato, ko nekdo omeni razgovor preko spleta od veselja pač ne skočim do stropa.
Raje na pot v tujino kot razgovor preko spleta?
Razgovori preko spleta mi niso blizu, čeprav sem jim v preteklosti že nekajkrat rekla da zaradi lokacijske oddaljenosti kandidatov, ugodnejše terminske uskladitve ali ohranjanja odgovornosti ob smrkavem nosu. In iz preteklih odzivov kandidatov s tovrstno obliko razgovorov – »Raje počakam, da se dokončno pozdravite in imava razgovor v živo.« ali »Težko ocenim, kakšen vtis sem pustila na spletnem razgovoru z vašim partnerjem, saj zaradi virutalnosti tega nisem uspela razbrati iz njihovega izraza« – vem, da niso blizu niti njim. Niti partnerjem, ki so se pripravljeni na razgovor iz tujine pripeljati z namenom »začutiti« kandidata osebno.
Kako iz spletnega razgovora dobiti največ?
Ko smo v luči ohranjanja zdravja v času novega koronavirusa na Competu sprejeli priporočilo razgovorov na daljavo, sem sama pri sebi najprej nekoliko namrščila obraz, nato pa se spopadla z izzivom iz želje po nemotenem nadaljevanju procesov in ideje treniranja veščin spletnega komuniciranja. Seveda nikakor ne na »hojladri«, ampak po svoje in po Competovsko – naj bo še malo boljše, kot je lahko.
Z veseljem delim nekaj ključnih smernic:
- Za organizacijo virtualnega razgovora je zgolj uskladitev termina premalo. Ključen je dogovor o komunikacijskem orodju, ki ga bomo uporabljali. Skype, Zoom, Google Hangouts, Whatsapp, Viber ali Face Time so le del nabora, končni izbor pa naj bo blizu vsem udeležencem. V kolikor znotraj orodja ustvarjamo sestanek, bodimo posebej pozorni na izbiro pravega časovnega pasu. Zanemarljiv ni niti sporazum o logistiki povezovanja in klicanja. Ne škodi, če se povežemo že ob dogovoru in razjasnimo, kdo bo poklical koga.
- Misija: tehnika. Med predpripravo na razgovor pomaga strahospoštovanje do brezhibnega delovanja tehnike, ki nas vzpodbuja, da preizkusimo svojo internetno povezavo, program, ki ga uporabljamo, kamero, zvočnike/slušalke in mikrofon še pred (beri: dan ali uro in ne 5 minut pred) začetkom razgovora. V kolikor svojega npr. Skype profila že dolgo niste uporabljali, se pravočasno lotite ugibanja gesla in poskrbite, da je vaš profil prerasel osebno fotografijo z zabave in vzdevek tipa »Miss Loco«.
- V najboljši luči. Za razgovor je najprimernejši prostor z nevtralnim ozadjem in naravno svetlobo, ki ne prihaja od zadaj (razen, če želite ustvariti efekt božanstva). Pri izboru oblačil ne goljufajte s »ta fancy trenirko«, pričeske, ličil ali bradatosti ne olepšujte z virtualnimi filtri. Urejenost naj bo na business casual ravni.
- Ne moti. Da bi se lahko med razgovorom osredotočili na vsebino, pred pričetkom utišajte telefon, izklopite obvestila na računalniku, ugasnite radio ali televizor, zaprite okna… Če ne živite sami, se umaknite v ločen prostor, druge prosite, da vas v času razgovora ne motijo. V mirnem okolju se boste lažje sprostili in ohranjali zbranost ter tako lažje pustili boljši vtis.
- Zaveden vklop neverbalnega. Večini pogled nase skozi oči kamere ni preveč prijeten, kar se odraža tudi na govorici telesa. Ker je ta, še posebej preko online razgovora, ključna za vtis, se izognite mrščenju, pretirani resnobnosti, presedanju, podpiranju glave z roko, prekrižanim rokam, tapkanju s prsti ipd. Osredotočite se raje na vzpostavljanje očesnega stika, s katerim boste vzbujali zaupanje in odražali samozavest ter kredibilnost, nadenite si pristen nasmeh in se nagnite nekoliko naprej ter tako izrazite pozitivno naravnanost in zanimanje, svoje razumevanje in potrpežljivost pa poudarite s kimanjem. V neverbalni komunikaciji ostanite zmerni, kamera doda 5kg pretiranosti. Ne pozabite niti na ton glasu, ki bo v primeru pozitivne naravnanosti, samozavesti in kotičkov ust, obrnjenih navzgor, toplejši, prijetnejši, prijaznejši in za sogovornika bolj zapomljiv.
- Brez zaletavanja. Komunikacija preko spleta še toliko bolj vzpodbuja poslušanje in zahteva taktnost pri vključevanju v pogovor. Predvsem sledite sogovorniku, ki bo v želji, da vas spozna, ponudil priložnosti vaši besedi z vprašanji ali jasnimi iztočnicami. V izogib skakanju v besedo vam je lahko, preden spregovorite, v pomoč dodaten vdih. Pasti, v katere se zaradi neveščosti online komunikacije lahko ujamemo, so tudi večje hitenje in jedrnatost, uporaba preveč sproščenih ali neprimernih besed za razgovor, izguba osredotočenosti pri odgovorih… Zato vadite, lahko pred kamero ali ogledalom, dokler ne boste zadovoljni s svojo predstavitvijo.
- Murphyjev zakon. Kljub odličnim predpripravam je priložnosti, da gre kaj po svoje – zamrzne ekran, pred kamero se sprehodi vaša mačka, bela rjuha, s katero ste v ozadju zakrili plakat Bon Jovija, zdrsne – veliko. Če se to zgodi, boste imeli odlično priložnost pokazati svoje spretnosti upravljanja s stresom ali iskanja rešitev. Izkoristite jo z mirnostjo, nasmehom in iznajdljivostjo.
Po dveh tednih izključno online razgovorov in sestankov bi se lahko moj zaključek glasil »over and out«. Pa se ne. Ker na koncu koncev osebno noto nosimo s seboj tako ob stisku roke kot ob kliku na »join the meeting«. V pričakovanju skupne kavice vam želim vse dobro in ostanite zdravi!