Današnje obdobje hitrih sprememb (pogojenih predvsem s COVID epidemijo) nas spodbuja, da dobro pogledamo navznoter. To nam bo omogočilo, da se lahko učinkovito uskladili z vsem, kar se v naših življenjih spreminja. Prav tako kot posamezniki se tudi organizacije »obračajo intenzivno navznoter«. Cilj je, da bi bolje razumele, s katerimi potenciali si lahko pomagajo v tem zahtevnem obdobju. In seveda tudi, kako zastaviti novo strategijo, ki bo odgovarjala izzivom bližnje prihodnosti. Tako se tudi organizacije sprašujejo »kdo smo«, »kaj želimo«, »zakaj« in »kako«.
Organizacijska kultura in strategija sta močno prepleteni
Strategija je del organizacijske kulture. Gre za tisti del, ki se osredotoča zlasti na »kaj« in »kako«. Kultura pa širše opredeljuje še »zakaj«. Le poenotenje »kaj«, »zakaj«, »kako« lahko organizacijo privede do zelo uspešnih, dolgoročnih rezultatov. Kultura osmišlja obstoj, funkcijo in učinek strategije. Realizacija strategije omogoča preživetje organizacije, (torej tudi organizacijske kulture). Strategija torej potrebuje organizacijsko kulturo, ki jo dejansko podpira.
Organizacijska kultura daje odgovore na vprašanja:
- »kdo smo«,
- »zakaj smo«,
- »kaj vse nam je pomembno«,
- »kam stremimo«, »kako delamo«,
- »kako se vedemo drug do drugega«,
- »kako realiziramo cilje«,
- »kakšnim pravilom sledimo« ipd.
Tako kot človekovo delovanje opredeljujeta zavedno in nezavedno, tako tudi kultura obstaja na dveh ravneh. Na ravni tega, kar dejansko »živimo« v praksi in na ravni tega, kar si želimo, da bi »živeli« v praksi. Zavedamo se kulture, ki jo organizacija opredeli kot svojo (lahko je zapisana ali nezapisana). Pogosto pa se ne zavedamo, da slednja ni nujno usklajena s tisto kulturo, ki mogoče ni bila nikoli jasno opredeljena, a je nastala kot skupek tega, kar so s sabo prinesli posamezniki in jim je omogočalo delo v smeri zastavljenih ciljev.
Vsaka organizacija »živi« svojo kulturo. Vprašanje pa je, ali in v kolikšni meri se je organizacije zavedajo, v kakšnem odnosu je z želeno kulturo ter kako podpira realizacijo strategije. Večje kot so razlike med dejansko in želeno kulturo, večji so izzivi pri realizaciji strategije. Strategija je lahko zelo močna, jasna, konkretna, a če ni osnovana na dejanski kulturi, ne bo pripeljala do pravih učinkov. Dejanska (sedanja) in želena kultura potrebujeta biti eno za uspeh organizacije kot celote. Kultura ni statična enota, se spreminja, razvija. Strategija lahko vpliva na spremembo kulture, preko razumevanja, kaj potrebujemo iz vidika kulture, da bi dodobra podprlo in realiziralo strategijo.
Organizacijska kultura predstavlja ogrodje organizacije
Predstavlja pomembne smernice in pravila delovanja ter osnovo za razvijanje interne in eksterne identitete organizacije. Vsaka organizacija poseduje določene vrednote, prepričanja in stališča, ki so zanjo značilna in jo ločujejo od drugih organizacij. Gre za vzorec temeljnih predpostavk o tem, kaj je za organizacijo pomembno in dobro. Organizacijsko kulturo sestavljajo strateški poslovni načrt, vizija, poslanstvo, vrednote organizacije, drugi za organizacijo pomembni akti, pravilniki ter nezapisana pravila, prepričanja, navade, običaji. Kultura predstavlja značilnosti pogojev, ki jih organizacija ustvarja za delovno uspešnost posameznikov, skupin in organizacije kot celote. Kulturo (želeno) neposredno določa vodstvo podjetja, posredno pa jo soustvarjajo vsi zaposleni. Zato kakšna je dejanska kultura organizacije ni odvisno zgolj od zapisanih aktov, pravilnikov, strateškega poslovnega načrta ipd. Ampak od tega, kaj se prenaša v prakso, v navade, običaje, vrednote in konkretna vedenja posameznikov – kako zaposleni »doživljajo in živijo kulturo«.
Cilji, strategija, pravilniki itd., dajejo okvirje dela, ljudje pa te okvirje lahko različno doživljajo in se znotraj njih različno vedejo. Na tem mestu se pojavi vprašanje, kakšna je znotraj posamezne organizacije doslednost vedenja vseh zaposlenih glede na organizacijsko kulturo? Zato lahko znotraj organizacije pride do večjih razlik med dejansko oz. sedanjo kulturo in želeno kulturo. Poznavanje sedanje kulture in stopnje skladnosti z želeno kulturo omogoča razumeti, kakšni so potrebni ukrepi, da želena kultura zaživi v praksi – da jo posamezniki sprejmejo, ponotranjijo in se skladno z njo vedejo. Tako lahko kultura vpliva na delovno uspešnost, zavzetost, pripadnost zaposlenih in organizacijsko klimo.
Kaj lahko naredimo v praksi, da spoznamo trenutno kulturo, določimo želeno in potrebne aktivnosti, ukrepe za prenos želene kulture v delovanje posameznikov in organizacije kot celote?
Za organizacije je torej izrednega pomena, da dodobra poznajo svojo kulturo
Pomembno je, da opredelijo želeno kulturo – kakšna kultura bo podprla našo vizijo, smer kamor stremimo v prihodnosti in strategijo. Ob tem je pomembno, da raziščejo sedanjo kulturo, ki se je prenesla v vsakdanje delovanje ljudi. Primerjava omogoča spoznavanje morebitnih razlik in razumevanje, kaj je potrebno s temi razlikami narediti, da bi lahko bili uspešni. Pomembne aktivnosti glede spoznavanja trenutne/ želene kulture so:
- Kvantitativna analiza kulture: merjenje organizacijske kulture (trenutne in želene) s pomočjo vprašalnikov;
- Kvalitativna analiza kulture: pogovori z zaposlenimi v obliki fokusnih skupin, intervjuji z vodstvom;
- Delavnice z vodstvom za jasnejšo opredelitev želene kulture;
Rezultati navedenih aktivnosti omogočajo poglobljen vpogled v »stanje« kulture, razumevanje, kaj se je dejansko preneslo (obdržalo) v praksi, kaj nam je res pomembno in kaj daje podporo zastavljenim ciljem za prihodnost.
Poznavanje trenutne kulture in morebitnih razlik s sedanjo ni dovolj
Potreben je akcijski načrt, kaj bo organizacija na različnih ravneh in področjih počela, da bi ohranila trenutno kulturo (v primeru, ko je zelo skladna z želeno in dodobra podpira strategijo) ali približala trenutno kulturo želeni (da se bo vpeljala kultura, ki bolje podpira strategijo organizacije). V tem kontekstu so pomembne:
- Delavnice z vodstvom za opredelitev smeri spremembe kulture in potrebnih aktivnosti. Vodstvo ima vključno vlogo za prenos kulture v prakso, saj daje pravi zgled zaposlenim. Pomembno je torej, da je vodstvo poenoteno v smislu želene kulture in aktivnosti za njen prenos v prakso.
- Delavnice z zaposlenimi, ki imajo »pomemben vpliv v organizaciji« in lahko delujejo kot pospeševalci sprememb ter spodbujevalci novih aktivnosti (to so lahko posamezniki, ki so zelo cenjeni zaradi njihovih strokovnih in drugih znanj, medosebnih spretnosti, delovne dobe v organizaciji, mentorske vloge (formalne ali neformalne), ki so lahko prepoznani kot karizmatični …
- Ustrezna interna komunikacija z namenom osmišljanja novih aktivnosti – kaj bo delo na področju kulture doprineslo naši organizaciji in posameznikom v njej.
Ne glede na to, kaj bo organizacija naredila na osnovi zgoraj navedenih točk, je ključno to, da sploh nekaj naredi
Merjenja, intervjuji, delavnice, načrti ipd. sami po sebi nimajo nobenega učinka, če aktivnosti, ki smo jih opredelili kot rezultat vsega tega, ne prenesemo dosledno v prakso. Šele na osnovi novih konkretnih izkušenj se lahko krepi in razvije kultura, ki se približuje želeni kulturi. Potrebno se je zavedati, da predstavljajo tovrstne spremembe proces. To pomeni, da je potreben določen čas, vztrajnost in doslednost. Tekom vsakega procesa pa je ključno osmišljanje sprememb na osnovi pozitivnih izkušenj – uspešne izvedbe opredeljenih aktivnosti v praksi.