Pripravili: Nataša Tovornik, senior svetovalka in Maša Žilevski, svetovalka psihologinja
Darwin je prvi na rekel to, o čemer danes čivkajo že ptiči na vejah: preživijo najbolj prilagodljivi. Vsake toliko nam naš VUCA svet da priložnost, da se prilagajamo in ostajamo živi, včasih celo pomlajeni.
Za leto 2020 so napovedovali krizo, prišla je korona. Kakšen vpliv bo korona imela, je odvisno od nas, od tega kako bomo prilagodljivi in ali bomo znali prepoznati tudi vse priložnosti, ki se skrivajo v spremenjenih okoliščinah.
Priložnosti z vidika notranje organizacije dela in razvoja zaposlenih so naslednje:
#1: Manj sestankov in več produktivnosti
Že nekaj let se ljudje pritožujejo nad neproduktivnimi sestanki. Telekonference niso povsem rešile tega izziva. Z novimi okoliščinami in zaželenim delom od doma se je potrebno prilagoditi:
- razmislimo, v katerih situacijah bo res prednost, da so prisotni več kot 3-4 ljudje,
- sestanki naj bodo krajši in bolj usmerjeni v reševanje izzivov,
- ostale stvari rešimo 1:1 po telefonu ali chatu,
… in ker se je po telefonu težje kregati s sodelavcem (kot s taščo), se bo kak konflikt rešil prej – tudi distanca namreč pomaga.
#2: Uporaba tehnologije
Marsikateremu podjetju, ki prodaja tehnologijo za delo na daljavo, se korona pozna pozitivno – prodaja sama od sebe raste. Prav tako slišimo od ljudi, da so se hitro naučili uporabljati to tehnologijo. Kje nam tehnologija lahko pomaga?
- Namesto sestankov v živo imamo video-konference:
- za sestanke s strankami,
- za interne sestanke,
- za sestanke in pogovore s kandidati,
- končno lahko uvedemo do konca vse digitalne sisteme, ki se do sedaj »niso obnesli«, ker ni bilo interesa,
- prenesemo vse dokumente iz lokalnih »shramb« na skupne platforme.
#3: Zmanjšajmo število mailov
Na normalen dan ljudje v korporacijah dobijo med 60-300 e-sporočil. Nekaj k temu prispeva kultura nezaupanja, nekaj enostavno udobje, ko je lažje preposlati mail, kot narediti povzetek in jasno opredeliti pričakovanja. Zato:
- maile omejimo, ker jih vsi dobimo preveč. Zdaj je odlična priložnost, da znebimo nadležnih »kopij« in »skritih kopij«. Če bomo nadaljevali v istem tempu, bomo zgolj odgovarjali na maile cel dan. Čas je za zaupanje, ne za kontrolo.
- Usklajevalne maile nadomestimo z internimi platformami (Slack, Interna FB skupina, MS teams, …) ali telefonskim klicem.
- Dokumente namesto pošiljanja v mailih začnemo deliti in uporabljati »document management system« ali »project management system«, ki ga že imamo ali le delno uporabljamo. Tudi navadna skupina datoteka, dostopna preko VPN, je dovolj dober (in varen) način za začetek.
#4: Optimiziramo delo in produktivnost
Ljudje zadnja leta velikokrat uporabljamo besede izgorelost, »gužva«, tempo, noriščnica, ogromno dela… Veliko klientov pove, da delajo vsak dan več – več je naročil, več partnerjev, več predpisov. Ljudje po drugi strani pri delu od doma večkrat poročajo, da so bolj produktivni. Sedaj imajo to priložnost.
Čeprav se bo na bilanci poznal rahel padec prihodkov, pa lahko naredimo veliko:
- zaključimo naloge, ki smo se jih lotili, pa nas je kak sestanek prekinil pri dokončanju,
- razmišljamo, kako prilagoditi proces za delo,
- ohranjajmo urnik, ki za nas deluje, tudi če delamo od doma.
#5: Poizkusimo nekaj novega
Kadar vladajo izredne razmere, nihče nima vseh odgovorov. Prav tako vsi vemo, da bo to stanje minilo, zato je vse, kar počnemo, lahko pilotni projekt, za katerega so takšne okoliščine dobre. Več je pripravljenosti na novosti je priložnost, da skupaj s sodelavci raziskujemo načine, kako uskladiti izvedbo delovnih nalog ter zasledovanje ciljev z varnim okoljem:
- uvedemo delo od doma,
- prilagodimo proces, kot je trenutno optimalno,
- uvedemo online izobraževanje,
- uvedemo nove načine internega komuniciranja,
- merjenje vložkov (časa) spremenimo v merjenje rezultatov.
#6: Čas za razvoj
Če delam od doma in sem zato bolj učinkovit, mi morda ostane še nekaj časa. Če ne morem delati od doma, pa sem v samoizolaciji – kaj počnem? Lahko se izobražujem ali skrbim za svoj razvoj:
- izberem online mentorstvo ali coaching (preko skype-a, viber-ja, potenda),
- udeležim se lahko webinarjev, online izobraževanj…,
- preberem knjigo,
- raziščem, kaj je novega na mojem področju dela. Morda se tu oblikujejo nove ideje, ki bodo priložnost za napredek našega podjetja/organizacije v prihodnosti.
#7: Čas za odklop
Večkrat pri delu opažamo, da so ljudje utrujeni in da rabijo odmor. Pogosto takrat zamenjajo službo. A v veliko primerih bi bilo dosti, da bi imeli čas za odklop. V spremenjenih okoliščinah niso vsi ekonomsko ogroženi. Morda je tukaj kdo, ki bi si rad vzel čas zase. Kako jim to lahko omogočimo:
- delo s skrajšanim delovnim časom,
- sabbatical,
- 4-dnevni delovnik.
#8: Čas za tim
Ljudi včasih skrbi delo od doma tudi z vidika povezanosti tima in sodelavcev. A če smo iskreni, je tudi fizična prisotnost na jutranji kavi velikokrat vprašljiva zaradi eksternih sestankov, dogodkov,… Če smo doma, na čakanju, v karanteni, je urnik bolj predvidljiv. Zato se lahko povežemo s timom na druge načine:
- imamo jutranje virtualne 10 minutne kave (kot ko vnuk pokliče babico),
- imamo tedenske check-point meetinge (se dogovorimo, kaj bomo delali, kje rabi kdo pomoč…),
- uvedemo ali uporabljamo tudi manj formalne kanale (pri nas na Competu imamo Slack pohvale, Slack zanimivo branje, Slak kosila pa bomo namesto za naročila uporabili za sliko vsakodnevnega kosila).
#9: Čas za povezanost
Ob spremembah se podjetja večkrat odzovejo previdno, pogosto panično. Spremenjene okoliščine že narekujejo določne spremembe – tako v prihodkih kot tudi stroških. Pravilo kriznih časov za povezanost je »do not cut the cookies«. V smislu: sodelavcem ne vzemite vsega. Bodite kreativni pri iskanju priložnosti za »sladkorčke«:
- če je le možno, nazadnje ukinite tistih nekaj sto evrov za kavo in druge majhne razloge za veselje (oziroma jih, takoj ko bo to spet možno, uvedite nazaj).
- Vodja naj bo dostopen in interna komunikacija naj bo transparentna. Ljudje razumejo, da se stvari spreminjajo, zanima jih kaj bo z njimi. Pesek v oči ne pomaga, četudi je manj prijeten kot resnica.
- Namesto bogatih piknikov in dogodkov lahko izberemo virtualni pohod na sosednji hrib ali virtualno »global village« kosilo z zadnjih potovanj.
- Razmislimo o naši kulturi, naši znamki delodajalca – kdo zares smo, kaj nam pomeni, kje smo se v teh okoliščinah še posebej izkazali. Kot v nesreči zares spoznaš prijatelja, v krizi zares spoznaš vodje in podjetje. Zato je to tudi priložnost, da pokažemo, iz kakšnega testa v resnici smo – navznoter in navzven. Rezultati pridejo kasneje, a zagotovo.
Kot v nesreči zares spoznaš prijatelja, v krizi zares spoznaš vodje in podjetje.
#10: Razmišljamo o tem, ob čemer se dobro počutimo
Se želimo dobro počutiti? Potem razmišljajmo o tem, ob čemer se dobro počutimo. Še več: to tudi počnimo.
- V pogovorih se osredotočamo na tisto, kar lahko kontroliramo in tako komuniciramo o vsebinah, ob katerih pri sebi in sodelavcih zaznavamo moč, kompetentnost ter potencial.
- Če so objemi nezaželeni, pa se objemajmo z besedami. Pohvalimo dobro opravljeno delo, se zahvalimo za pomoč, si povemo, kaj cenimo drug pri drugem.
#11: Čas za družino
- igrajmo karte, družabne igre ob večerih, če bo že čez dan televizije preveč,
- oglejmo si kak poučen program namesto senzacionalističnih novic,
- skupaj kuhajmo kosilo,
- pogovarjajmo se.
#12: Čas za energijo
Posledice karantene bodo, a težko je predvideti kakšne. Ena stvar je gotova – potrebovali bomo energijo, voljo in optimizem, da jih obvladamo. Zato je smiselno, da v času, ko smo v samoizolaciji:
- si vzamemo čas tudi za počitek, odklop, branje kake knjige, spanje, sprehod,
- skrbimo za mentalno higieno, meditacijo, telovadbo, da bosta naša glava in telo spočita,
- gledamo humoristične serije in filme, beremo zanimive stvari (novice izbiramo v homeopatskih dozah), saj je smeh pol zdravja.
Četudi lahko že sedaj naredimo veliko, bomo čez en mesec lahko več. Poskrbimo, da bomo takrat v dobri kondiciji za to.
Pomembno je, da ob danih okoliščinah podjetja in HR-ovci ne zapadamo v paniko, temveč sprejmemo okoliščine in pogledamo, kaj vseeno lahko naredimo. Prodali v tem trenutku ne bomo nič več, lahko pa se pripravimo, da bomo po koncu prodali več in boljše stvari.
Torej: pripravimo se, da bomo pravočasno zaznali spremembo okoliščin ter da bomo takrat čili in spočiti za nove zmage, ne pa utrujeni od slabih novic in panike.
Če želimo to doseči, je nujno, da se izzivov kot HR-ovci lotimo z zaupanjem v naše ljudi, z odgovornostjo do njih in do strank, a tudi zdravo kmečko pametjo ter pozitivnim pogledom v prihodnost.
Čas se ni ustavil, spremenile so se okoliščine – prilagodimo se in izkoristimo vse priložnosti, ki nam jih nudijo. Tudi priložnost, da se fokus iz številk obrne na človeka. Izzivi pridejo in grejo, a ljudje ostanejo.
Kateri so top karierni premiki v Sloveniji? Kaj se dogaja na področju iskanja talentov? Kako učinkovito voditi, sodelovati in komunicirati? Kako graditi dobre odnose in razvijati kompetence? Kako ponotranjiti agilni način razmišljanja? Prijavite se na Competo e-novice in bodite v stiku z aktualnim HR dogajanjem.