Zadnja leta so za kadrovske oddelke precej zahtevna. Zavzeto iščejo nove sodelavce v vedno bolj plitkem bazenu. Podjetja pa se z novimi »employer brand« prijemi trudijo privabiti tudi kandidate, ki morda še niso niti razmišljali o menjavi. Ko pa se končno zgodi ta čarobni trenutek podpisa pogodbe in zaveze o sodelovanju, je potrebno prvotno navdušenje, ki ga delita tako izbrani novi sodelavec kot delodajalec, upravičiti in nadgraditi. Kako to narediti?
Če je le možno, naj se obvezni administrativni postopki izvedejo še pred prvim dnevom zaposlitve. Tako je prvi dan res namenjen bistvenim stvarem – spoznavanje ekipe sodelavcev in vzdušja v podjetju. Prvi vtis se zgodi samo enkrat, zato je še posebej pomembno, da poskrbimo za vzajemne občutke sprejetosti in zaželenosti. Na ta način tudi spodbujamo navdušenje in krepimo pripadnost.
Paket dobrodošlice naj zajema tudi dobro pripravljen onboarding proces
Premišljen načrt onboardinga (uvajalnega programa) lahko prihrani čas in količino dela, ki ga terja njegovo vzdrževanje. Tu razmišljamo o vsebini gradiv, ki bi jih lahko na najbolj prijazen, strnjen in razumljiv način podali novo zaposlenim. Pogosto se zgodi, da novemu sodelavcu pokažemo vstopni portal in povezave do strani, kjer se nahajajo množica internih predpisov, arhiv biltenov in podatkovne baze. In običajno se mora novinec kar sam znajti znotraj tega menija. Prijazno je, če ima ob strani sodelavca z daljšim stažem, ki mu pomaga pri navigaciji, zna odgovoriti na vprašanja, s tem pa postane znanje še dostopnejše.
Pri onboarding programu želimo novemu sodelavcu čim prej posredovati informacije, ki so pomembne za takojšnji vklop v delo in ga seznaniti s tistimi internimi pravili, ki običajno niso zapisana. Predstavimo kulturo in navade, ki jih cenimo in spodbujamo v timih. Predstavimo najnovejše informacije o podjetju, ciljih, strategiji, trgu, okolju, rezultatih, organizacijski strukturi.
Kako si lahko pomagamo pri vzpostavitvi učinkovitega onboarding programa?
Pri izdelavi koncepta onboardinga imamo v mislih zagotavljanje čim bolj enake uporabniške izkušnje novih sodelavcev, da lahko govorimo o poenotenju sistema uvajanja. Pri tem pomaga, če proces digitaliziramo in s tem omogočimo večjo fleksibilnost programov glede na delovno mesto ali odgovornosti v organizaciji. Prav tako zagotovimo tekoče spremljanje izvajanja programa, evidence, poročanje in analitiko, merimo uspešnost procesa uvajanja.
Podjetja se pogosto odločijo za oblikovanje priročnika za zaposlene. Le ta običajno zajema koristne informacije trajnejše narave, oz. s povezavami do intranetnih strani omogoči vpogled v najnovejša gradiva s posameznih področij delovanja družbe.
Med drugim naj bodo na voljo naslednje vsebine in podatki:
- etični kodeks, vrednote, finančni rezultati, aktualni dogodki, trendi in usmeritve družbe,
- organizacijska struktura in predstavitve posameznih oddelkov,
- ažurni kontakti sodelavcev, njihove odgovornosti in področja dela.
Dobra praksa onboardinga so tudi organizirani skupni zajtrki ali delovna kosila vodstva družbe z novo zaposlenimi sodelavci. Nudijo namreč priložnost za medsebojno spoznavanje v manj formalnih okoliščinah. Glede na kulturo podjetja in organizacijske možnosti razmislimo ali je smiselno vpeljati uvajalni seminar s predstavitvami področij, posneti predstavitveni video, organizirati voden ogled podjetja.
V samem procesu osvajanja novih znanj in veščin je ključna vloga vodje – kako bo poskrbel za prenos nalog, spremljal napredek, podajal sprotne povratne informacije in poskrbel za ohranjanje motivacije na visokem nivoju.
Tudi v tem procesu pride zelo prav digitalna podpora za lažjo koordinacijo opravil, komunikacijo v timu, pošiljanje spomnikov glede ključnih mejnikov v času uvajanja in podobno.
Dobro postavljeni trdni temelji dolgoročnega sodelovanja omogočajo novemu sodelavcu razvoj potencialov ter pozitivno vplivajo na njegovo počutje in uspešnost.
Želimo vam uspešne onboarding programe, s pomočjo katerih bodo sodelavci resnično lahko zablesteli v svoji vlogi.
Anita Lovše, senior svetovalka Competo
V kolikor pa morda potrebujete podporo pri vpeljavi učinkovitih onboarding programov, vabljeni, da nas kontaktirate (office@competo.si).