Spremembe so proces. Ko uvajamo spremembe v podjetjih, še posebej, če so večje in posegajo v del organizacijske kulture, je pomembno zavedanje, da so proces. Postopno se bo pokazal pravi napredek in učinek. Večkrat rečemo, da je za to potreben čas. Ne gre se zgolj za čas, ampak gre se za izkušnje. Vsaka izkušnja, vsak korak v smeri tega, kar sprememba narekuje, pomeni večjo verjetnost, da se bo ustrezno prenesla v prakso.
Za krepitev motivacije zaposlenih, njihove pripravljenosti na določeno spremembo in zmanjšanje verjetnosti odpora tekom procesa spremembe pa so pomembni v nadaljevanju navedeni 4 pogoji.
OSMIŠLJANJE SPREMEMBE skozi prednosti, koristi, izboljšave, vizijo prihodnosti …
Spremembe doživljamo kot smiselne, če razumemo, kakšne koristi prinašajo tako za celotno organizacijo, kot za vse posameznike v njej. Zelo je pomembna komunikacija o koristih, prednostih, izboljšavah…, ki jih določena sprememba prinaša. Ne enkrat, dvakrat, trikrat, ampak pogosto in preko več različnih kanalov, da se čim bolj krepi pri vseh zavest, da je sprememba smiselna. Človek ima večjo motivacijo, če vidi smisel v stvareh, ki jih počne, pa čeprav so zahtevne.
RAZUMEVANJE, ki krepi občutek MOČI ob soočanju z vsemi izzivi, ki jih sprememba prinaša
Razumevanje, kaj vse sprememba s sabo prinaša je povezano s prvo točko. Pomembno je, da poznamo koristi, prednosti spremembe. Vsaka sprememba odpira nove izzive, ki so z njo neposredno ali posredno povezani. Pogosto se tudi pokažejo določene ovire. Zato je pomembno, da delimo prave informacije o spremembi. Zaposlenim tako sporočimo, kaj bo zahtevno, kakšni bodo pričakovani izzivi.
Pogovorimo se o tem, katere prilagoditve bo potrebno še narediti, kakšna znanja in kompetence bodo potrebne. Ob tem je zelo pomembno krepiti zavedanje, da je vse to, kar od nas zahteva sprememba izvedljivo in obvladljivo, da skupaj nam bo uspelo, da smo vsi na »isti ladji« in vsak lahko pomembno prispeva.
Zelo pomembno pa je v tem kontekstu poudariti, da so spremembe proces in izpostaviti realna pričakovanja. S tem bomo krepili razumevanje pri zaposlenih, »kaj jih čaka«, kako bo to vplivalo na njihovo delo, kaj bo potrebno dodatnega vložiti ter da je izvedljivo. To seveda daje večji občutek notranje moči – da bomo kos spremembi. Človek, ki ima občutek, da bo prihajajoče izzive obvladal doživlja v sebi manj stresa, skrbi ali odpora.
ZMANJŠANJE NEGOTOVOSTI s krepitvijo ZNANJ IN KOMPETENC
S tem, ko razumemo, kaj sprememba od nas zahteva, lahko tudi presodimo ali imamo potrebna znanja ali kompetence, da vse to učinkovito izpeljemo. Pomemben je razmislek:
- kaj se bodo potrebovali zaposleni priučiti ali
- katere kompetence bodo potrebovali razviti ter
- oblikovati sistem za ustrezno usposabljanje.
Pogosto se sicer zgodi, da primanjkuje časa, da bi lahko zaposlenim omogočili ustrezno usposabljanje. Zato se veščin priučijo ob tem, ko poteka implementacija določene spremembe. V takih primerih si lahko pomagamo z drugimi oblikami usposabljanja. Vpeljemo lahko mentorstvo ali online vsebine, ki jih lahko kot podjetje sami oblikujemo, delovne skupine … Človek, ki krepi in razvija svoja znanja, je bolj gotov, da bo lahko uspešen pri izvedbi tega, kar se ob spremembi od njega pričakuje.
VZPOSTAVITEV USTREZNEGA OKOLJA, ki podpira spremembo
Spremembe imajo vpliv na »fizično in socialno« okolje organizacije (pogosto tako interno kot eksterno) in obratno okolje vpliva na spremembe. Pomembno je, da vzpostavljamo »fizično okolje«, ki bo podprlo spremembe in omogočilo njihovo tekočo implementacijo. Po drugi strani je pomembno (kar se povezuje tudi s prvo točko), da gradimo »socialno okolje«, ki verjame v spremembe in jih podpira.
V tem okviru je pomembna interna promocija sprememb. Še zlasti je pomemben odnos vodij na različnih nivojih do sprememb. Potrebno je, da so vodje poenoteni, da pozitivno in redno komunicirajo o spremembah s svojimi zaposlenimi, da s svojim pristopom in naravnanostjo gradijo pozitiven odnos do sprememb pri vseh zaposlenih (tudi tistih, ki se jih morda sprememba ne tiče neposredno).
Vodje lahko vzpostavijo varen prostor za pogovor o spremembah, kjer si lahko delimo vzajemne povratne informacije o izzivih, dvomih, pričakovanjih, uspehih in neuspehih ter krepimo vzajemno podporo. Seveda, če so spremembe takšne, da se tičejo tudi eksternega zunanjega okolja, je pomembna gradnja pozitivnega odnosa tudi navzven.
Človek, ki doživlja socialno podporo ob spremembi (v tem primeru podporo tima, sodelavcev, vodij) krepi pozitivnejši odnos do spremembe in občutek, da bodo zahtevni izzivi obvladljivi ob pomoči drug drugega.
