Letni pogovor (tudi letni razgovor) je orodje vodenja, s pomočjo katerega si vodja in zaposleni izmenjata informacije o vsem, kar bi lahko izboljšalo kakovost dela in kakovost odnosov na delovnem mestu.
Namen letnega pogovora je predvsem v pregledu doseganja poslovnih in razvojnih ciljev preteklega obdobja ter definiranju osebnih poslovnih in razvojnih ciljev za prihodnje obdobje 1 leta.
Zakaj potrebujemo letni pogovor?
Letni pogovor nam omogoča, da:
- prenesemo strategijo podjetja na operativni nivo,
- pregledamo in določimo cilje (tj. poslovne in razvojne cilje zaposlenega),
- načrtujemo, kako bo zaposleni izpolnjeval cilje,
- vodja bolje spozna svoje zaposlene (tj. njihove potrebe, potenciale, spretnosti), zaradi česar učinkoviteje prilagodi vodenje, usmerjanje, spodbujanje,
- zaposleni izpostavijo, kje pri svojem delu/v podjetju vidijo izzive in priložnosti za izboljšave,
- skupaj z zaposlenim izboljšamo njegovo delovno učinkovitost,
- izboljšamo komunikacijo in kakovost medosebnih odnosov,
- poiščemo možnosti za poklicni razvoj in napredovanje zaposlenih.
Z izvedbo letnih pogovorov lahko v podjetju zberemo informacije, ki jih potrebujemo za odločanje o razporejanju zaposlenih (tj. kdo je primeren za napredovanje, kdo bo deležen nagrade, koga se usmeri v usposabljanja, ipd.). Prav tako lahko predvidimo prihodnje zahteve in izzive za zaposlene na ravni podjetja ter skladno s tem določimo najboljše razvojne aktivnosti (npr. usposabljanja, nadgradnjo delovnih procesov, itd.).
Med letnim pogovorom lahko z ustrezno izvedbo prepoznamo tudi ključne kadre ter skupaj poiščemo način, kako lahko gradijo kariero v podjetju ter prispevajo k njegovi uspešnosti.
Kaj je letni pogovor?
Gre za poglobljen, načrtovan in strukturiran razgovor med vodjo in zaposlenim o učinkovitosti zaposlenega (tj. kako dobro dela glede na zahteve delovnega mesta) in delovnih pogojih, ki jih vodja zagotavlja ob delu. Ključna tema letnega pogovora je tako pregled preteklega leta, ocena sedanjega stanja ter definiranje ciljev in oblikovanje načrta, kako do realizacije ciljev v letu, ki sledi. Cilje, ki si jih zaposleni opredelijo na razgovorih, je pomembno večkrat letno pregledati in zasledovati njihovo izvajanje.
Pred izvedbo je pomembno, da si vodja zastavi smer razgovora – kaj želi doseči na letni pogovor s posameznim zaposlenim in katere informacije želi izvedeti. Tako bo lahko učinkoviteje usmerjal letni razgovor ter oblikoval cilje, ki jih bo zaposleni lahko zasledoval. Letni pogovor je usmerjen tudi v razvojni potencial zaposlenih – razvijanje spretnosti, pridobivanje novih znanj in izboljševanje kompetenc pri delu. Zato je letni pogovor tudi pogovor o osebnem in strokovnem razvoju ter možnostih napredovanja (če v podjetju obstajajo te možnosti).
Uspešen letni razgovor lahko vpliva na motivacijo za delo, na pridobivanje novega znanja, spretnosti in razvoj pripadnosti podjetju.
Pri izdelavi osebnega poslovnega načrta zaposlenega se na letnem pogovoru osredotočimo na 3 ključna področja:
- odnos zaposlenega do organizacijskih vrednot ,
- osebne poslovne cilje,
- osebne razvojne cilje.
Na vsakem izmed področij naredimo pregled, ovrednotimo sedanjost in na podlagi zbranih informacij začrtamo cilje in smernice za prihodnost.
Uvedba učinkovitih letnih pogovorov – postopek
- Spoznavanje stanja in določanje ciljev
Skupaj z naročnikom pregledamo trenutno stanje izvedbe letnih razgovorov (obstoječi postopki, materiali) ter obstoječe kadrovske sisteme. Pogovorimo se o potrebah in pričakovanjih glede uvedbe letnih razgovorov in določimo cilje. Skupaj pregledamo, katere strateške/ operativne cilje organizacije ali oddelka se želi prenesti v letne razgovore in kakšni so cilji organizacije glede razvoja zaposlenih.
- Usposabljanje vodij in priprava priročnika, formularja in drugih materialov za izvedbo letnega razgovora
Na delavnici krepimo pomen letnih razgovorov in osmislimo njihovo uporabno vrednost. Vodje usposobimo za učinkovito izvedbo letnih razgovorov ter pripravimo uporabne materiale.
- Implementacija sistema
Pripravimo potrebne materiale, smernice in izhodišča za postavitev celotnega sistema letnih razgovorov v povezavi z drugimi kadrovskimi sistemi ter nudimo oporo kadrovski službi.
Kaj pridobite s takšno uvedbo letnih razgovorov?
- Prilagojen sistem letnih razgovorov glede na specifike organizacije.
- Prenos strateških ciljev v individualne cilje posameznikov.
- Povezavo z ostalimi kadrovskimi sistemi, zlasti sistemom ciljnega vodenja. Poleg tega pa še s sistemi nagrajevanja, napredovanja, nasledstev, merjenja uspešnosti …
- Osmišljanje letnih razgovorov pri vodjih in zaposlenih – dodana vrednost letnih razgovorov za vodenje.
- Uporaben, smiseln in enostaven sistem, ki ni sam sebi namen.
Kaj pridobimo s takšno uvedbo letnih pogovorov?
- S pomočjo predlaganih vedenj za posamezne vrednote in kompetence lahko zaposleni učinkoviteje ocenijo izraženost teh vedenj pri delu v podjetju,
- zaposleni razumejo, kaj predstavlja vsaka posamezna vrednota in kompetenca ter kako se izraža v vedenju pri delu,
- s pomočjo opredeljenih vedenj lahko zaposleni enostavneje in učinkoviteje prenesejo vedenja v prakso – to pomeni, da jasno vedo, kakšno vedenje je skladno z vrednotami podjetja in kako lahko preko njih razvijajo lastne kompetence,
- razumemo, kako učinkovito voditi letni razgovor ter kakšen je ključni namen takšnega razgovora,
- natančneje spoznamo strukturo letnega razgovora ter vprašanja, s pomočjo katerih si lahko pomagamo učinkoviteje izpeljati razgovor,
- ideje, kako spodbujati učinkovita vedenja, razvoj kompetenc in prenos vrednot v prakso pri zaposlenih.
